BTMソリューションで 出張関連業務の効率向上を実現｜古河ライフサービス｜導入事例

「INFINI TripPlan」のコストと柔軟性を評価

古河ライフサービスは、古河電工を中核とする古河グループのインハウス企業だ。同社旅行部門であるトラベルサービスグループは、グループ約50社から発生する国内・海外の出張などの旅行を取り扱い、年間14億～15億円弱を売り上げる。出張需要は年々増加しており、現在は「営業担当５名と、国内手配や事務担当の数名の少数で運営している」（東京支社トラベルサービスグループ三浦武将氏）状況だ。
こうした出張手配の取り扱いが増えるなか、出張経費の削減や業務の効率化を実現するため、古河電工購買部との連携のもと、導入したのがインフィニトラベル インフォメーションのBTMソリューション「INFINI TripPlan」だ。システム導入により、出張者による出張規定（トラベルポリシー）に則った出張予約を可能とすることで、トラベルポリシーの遵守を図り、出張経費を削減するのが目的。導入により、結果として自社スタッフの業務を削減、業務の効率化にもつながっている。
　導入システムの選定にあたって重視したのが導入コスト。「『INFINI TripPlan』は導入コスト、ランニングコストともリーズナブル。中小の旅行会社でも導入できる点でおすすめのソリューションだった」（三浦氏）ことが選定の大きな決め手となった。

負担軽減に大きな効果

2018年秋に「INFINI TripPlan」を導入してから１年半ほど。導入の成果は大きいという。「INFINI TripPlan」は出張者が自ら検索・予約機能を使い出張手配を行うため、当然ながら直接的な手配業務の負担が軽減する。しかし、間接的にもさまざまな負担軽減につながっているという。
たとえば導入前には出張者から、使用したい航空便の航空会社別・出発日別の料金比較など、「結果的に10～20通りの情報を提供しなければならないこともあり、大きな業務負担だった。
しかし『INFINI TripPlan』で出張者が自ら検索・比較できるようになり、負担は大きく減った」（東京支社トラベルサービスグループ小田純郎氏）。
また出張者に候補案を提示して回答を待つ間に、発券期限が来てしまい、一から作業のやり直しといったケースも少なくなかったというが、そうした無駄な作業も回避できるようになった。

出張経費削減にも貢献

出張規定や承認プロセスのシステムへの組み込みは企業側のメリットが大きい。あらかじめ出張者ごとの出張規定を設定でき、規定外のリクエストがすぐに、その理由と共に出張者からメールで送られてくる「INFINI TripPlan」の仕組みは出張者の上司、出張管理者にも好評だという。その場で迅速に規定外の手配を行いたい理由を判断し、出張者に承認や再検討の指示を出せる。
書類のやり取りの場合は、管理者の最安値の確認などが疎かになりがちだが、「INFINI TripPlan」の承認システムならば簡単に最安値との比較検討が可能で、その場で自らチェックして出張者のリクエストの是非を検討することもできる。
このため出張者の規定外の選択を抑止したり、規定順守のマインドを醸成したり、など役立っているとのことだ。　これが結果的に出張費全体の削減にもつながっており、「年間1000万円単位のコスト削減効果があったと喜ばれている」（三浦氏）とのことで、古河電工の購買部からも評価されているという。

グループ会社へ展開拡大も

トラベルサービスグループの取扱量は、グループの中核である古河電工の取り扱いが全体の４割程度。６割ほどはそれ以外のグループ企業の取り扱いだ。「INFINI TripPlan」を未導入の取り扱いの方が多いわけだ。逆に言えばグループ本体での成果をもとに「INFINI TripPlan」の導入をグループ各社に広げていけば、いっそうの効率化を図れることになる。このため「今後は『INFINI TripPlan』の導入を呼びかけグループ各社に広げていきたい」（三浦氏）との方針だ。　「INFINI TripPlan」は古河ライフサービスが最初の導入企業であり、同社の実際の業務を通じて課題の発見や改修を重ねている。その意味では「INFINI TripPlan」はインフィニトラベルインフォメーションと古河ライフサービスが力を合わせて機能や使い勝手を向上させてきたといえる。それだけに「『INFINI TripPlan』は、われわれのような中規模インハウスにはお勧めのソリューションだと言える」（三浦氏）の言葉には説得力が感じられる。

導入、運用のしやすさがポイント！企業向け出張予約システム INFINI TripPlan

「INFINI TripPlan」は、企業向けの出張予約システムとして、出張者自身で出張の予約手配ができるオンラインブッキングツール（OBT）を提供、出張規定を反映した予約が可能なほか、出張の申請や承認にも対応する。また導入、運用のしやすさも大きなポイント。出張者はもちろん、顧客企業や旅行会社にとっても、出張コスト削減や業務効率化に有効なソリューションだ。

出張者が利用できるOBT出張規定を反映、出張申請／承認も

出張者が利用できるOBTは、インターネットの接続環境があれば、いつでもどこでも出張の予約手配ができる。推奨航空会社や利用クラスといった出張規定を反映し、規定内／規定外といった表示も分かりやすいので、出張者が出張規定を十分に理解していなくても規定を遵守した予約手配が可能。また上長や出張管理者への申請、さらに承認もオンライン上で完結できる。出張規定は、あらかじめ企業の管理者側で登録する。役職ごとに出張規定を設定したり、また規定外の予約をする際に、申請／承認フローを設定したり、ほかにも運賃ルールを参照させ、同意のチェックをした上で予約へ進ませたり、といったさまざまなアレンジもできる。

企業毎に出張データを管理レポート作成機能も

顧客企業に「INFINI TripPlan」を提案する旅行会社にとっても、メリットは大きい。顧客企業が複数ある際は、企業ごとに出張データを管理することができ、承認／否決などのステイタスに応じた予約数や予約額などを集計してレポートを作成できる機能も用意。旅行会社が顧客企業に提案する際に役立つ。　ほかにも発券期限を厳しい方から自動判別して通知したり、発券期限が営業しない土日に当たらないよう設定したり（現在開発中）、旅行会社のニーズに合った設定ができるので、出張者、企業に対するリスクヘッジにもつながる。

コストと人手をかけずに導入、運用が可能

「INFINI TripPlan」は、出張者が利用できるOBTを提供するソリューションのなかでも、比較的安価に導入できる強みがある。導入に関しても、日本語による表示で人的な負担やコストをかけることなく運用が可能。サーバーの管理等は、INFINIが行うので、メンテナンスコストも不要だ。

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