【出張手配旅行会社様向け】業務効率化のポイントってどんなところ?

written by:INFINI LOOKUP編集部

 

少しずつ各国の規制が緩和され、出張手配の問い合わせも増加しているかと思います。ウィズコロナでの手配作業では各国の規定確認や必要書類の準備等、今までになかった作業も多く、手配工数の増加が課題になっているのではないでしょうか。 人手不足が深刻化する中では如何に効率よく手配を行っていくかが大きなポイントとなります。

 

 

1. 手配業務において、どこに一番手間がかかっていますか?

出張手配においては、企業ごとに利用可能な航空会社・キャビンクラス・運賃上限額等の出張規定が定められていることも多く、規定を確認しながら出張者にとって最適な旅程の提案・決定を行うのはかなり負担が大きい部分ではないでしょうか。 上述の通り、ウィズコロナでの手配作業では各国の規定確認や必要書類の準備等が増加しているため、できる限り無駄な時間は省き、効率化していく必要があるかと思います。ではどのようにしたらいいのでしょうか?

一番に思いつく解決策として、人員を増やすことがあげられると思います。しかし、手配業務の負担に対応するために人員を増加させてしまうと、今後状況が落ち着いたときに過剰人員を抱えるリスクがあり、また、教育期間・コストも必要となるので短期的な課題解決策としては選びづらいのではないでしょうか。 では、渡航者自身で出張規定に合う旅程の中から好きな旅程を選択をしてもらうというのはどうでしょうか?このような考え方で作られたのが、出張手配のセルフブッキングツールです。予め、出張規定など、選択できる航空会社・キャビンクラス・運賃上限額等の出張規定を設定しておくことで、渡航者自身で予約まで行なうことが可能です。

セルフブッキングツールを選定する上で、お客様のニーズに合わせてなるべく細かく条件を設定できる方が手配側の業務を効率化できそうな気がしますが、多機能なツールは運用費が高額であることが多く、また多機能であるがゆえに初期設定が複雑で運用開始までに工数・時間を要するというのが一般的です。

 

2.セルフブッキングツールの導入のポイントは?

セルフブッキングツールを選定する際はどのようなところに気を付ければよいのでしょうか? 複雑な出張規定を細かいところまで登録できるリッチなツールであれば運用開始後に渡航者自身で旅程予約ができないというイレギュラーなケースの発生が少なく、業務効率化になる一方、複雑な事前設定に多くの労力をかける必要があります。また、出張規定が変更になった場合など、設定をやり直す時にも多くの労力が必要になるでしょう。 逆にシンプルなツールの場合、事前設定は簡単かもしれませんが、多くのイレギュラーケースが発生し、対応にかえって労力がかかるかもしれません。 このように事前設定と、対応できない旅程の発生はトレードオフの関係にあり、どちらの方が自社の運用にマッチするか、しっかり見極めることがツール選定の際のポイントではないでしょうか。

インフィニが提供する「SWIFT」は、出張手配に一般的に求められる出張規定の登録や承認機能を兼ね揃えているセルフブッキングツールです。

ツール導入で直面する旅行会社様での初期設定や登録確認作業はインフィニが実施するため、導入決定から運用開始まで旅行会社様の負担をかけることなく、手配の省力化に繋げていたただけます。

予約作成後はINFINI LINXで記録の確認が可能であり、 発券以降の作業は従来通りのフローで運用していただけます。

セルフブッキングツールがもたらす効率化は理解したものの、費用や手間がネックとなり、セルフブッキングツールの導入は難しいとお考えの旅行会社様もいらっしゃるのではないでしょうか?渡航者に予約をしてもらう以外に効率化できる部分はないのでしょうか?

 

 

3.予約手配をしている時間よりメールを作成している時間の方が長い?

出張手配の依頼を受けてから、実際にお客様を送り出すまでに候補旅程の確認、ホテルの確認等、お客様とのやり取りは多数発生していることかと思います。もし、お客様とのやり取りが全てメールでのやり取りの場合、どのくらいの時間が掛かっているか、計算してみたことはありますか?
一般社団法人日本ビジネスメール協会が調査した「ビジネスメール実態調査2018」によると、1件当たりのメール作成、送信にかかる時間は平均約5分と言われています。もし1件の手配に対し、メールのやり取りが10回発生していたとすると、メール送信だけで50分も掛かっている計算となります。

「INFINI ビズぷら」はそんな無駄な時間を削減することをコンセプトに生まれた見積オーダーツールです。 フォーマットが決まっていないメールだと、1回のメールでは要件が全て含まれていない場合もあり、渡航者の要望を聞き出すために数回のメールのやりとりが発生してしまうことがあるのではないでしょうか。ビズぷらでは、渡航者が好みの便を選択し、優先条件や利用クラス等のリクエスト情報をあらかじめ入力するため、予約手配に必要な情報がそろった状態で依頼が届きます。旅行会社様では依頼内容に沿った予約作成を行なっていただくだけなので、依頼者とのやりとりの回数を削減することができ、昨今求められる各国の規定確認や必要書類の準備等に時間を割くことができるようになります。

ビズぷら利用イメージ

上記利用イメージの通り、ビズぷらは出張者で旅程を選択させた状態で旅行会社様に見積依頼が届くという、リクエスト情報の聞き出し作業を担うツールであるため、 見積提示以降のフローは変える必要がありません。事前設定もシンプルですぐにご利用を開始いただけます。

ビズぷらは3ヶ月の無料期間を用意しております。まずはお試しいただき、見積作成時間の削減を実感してみませんか?

機能の詳細は各プロダクトページをご確認ください。
SWIFT INFINIビズぷら
デモンストレーションも行っております。
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